Como secretaría Técnica nos encargamos de todo lo relacionado con la planificación y organización del evento para que sea un éxito, por eso, mantenemos una relación con nuestros clientes activa, facilitando el intercambio de información, desde cualquier detalle pequeño como pueda ser alguna casuística concreta de un asistente hasta aspectos muchos más grandes como, por ejemplo, los alojamientos, los desplazamientos, los recursos audiovisuales o el catering.

Por otro lado, otra de las funciones a tener en cuenta es el asesoramiento que prestamos a la sociedad o empresa cliente. Tenemos gran experiencia en  la organización de eventos, congresos, reuniones, etc,  por lo que nuestra presencia en el proyecto le ofrece al cliente una visión fundamental para que el evento sea perfecto.

Tenemos clientes de todo tipo, pero donde nos diferencia nuestra experiencia es en materia sanitaria.

Organizamos talleres, cursos, reuniones y congresos, desde el conocimiento de la normativa del sector, lo que nos permite cumplir con las exigencias de farma-industria entre otras.

Además gestionamos la acreditación de la actividad para obtener los créditos formación continuada de los asistentes.

En Buserana nos encargamos de la búsqueda de sedes, hoteles y actividades para los asistentes. Normalmente, nuestros clientes deciden en qué lugar se va a realizar el evento, bien por proximidad o, si se trata de un evento recurrente, cada vez en una ciudad por variar. Una vez elegido el destino, nos encargamos de encontrar la mejor solución para adaptarse a las necesidades, negociando con nuestros proveedores de confianza la sede que más se adecúe a las necesidades del evento.

Por otra parte, como secretaría técnica nos encargamos de gestionar las reservas del alojamiento para los asistentes, así como las actividades que se vayan a realizar como, y el catering.

También nos encargamos de las inscripciones. Para facilitar que los propios asistentes puedan inscribirse al congreso desde la web del evento.

Hemos integrado en nuestra página web de Secretaría Técnica www.buserana.es funciones de reserva y pago de la asistencia al evento, y la ponemos a disposición de nuestros clientes para publicar su evento si lo necesitase, adaptando incluso los aspectos gráficos del web, como las imágenes, o los colores y letras corporativas.

Una vez realizadas las inscripciones nos ocupamos de analizar toda la información y solucionar posibles incidencias o cambios como modificar algún dato de las inscripciones o si hubiera un alta o baja de última hora.

Asesoramos, organizamos y ejecutamos, para ello ponemos a su disposición nuestro equipo altamente cualificado en todas las fases del evento, desde el principio hasta el post-evento. Y no dejamos nada al azar, por eso nos ocupamos de los proveedores, evitando errores durante el evento.

Contamos con proveedores que nos facilitan nuestra labor y colaboran en el desarrollo de nuestras actividades, como por ejemplo de alimentación, bebidas, regalos, alojamientos, imprenta, tecnología y logística.

Buscamos patrocinadores si fuera necesario. Tanto si es la primera edición del evento como si se trata de un evento con cierta trayectoria, la búsqueda de patrocinadores debe es exhaustiva  y estar alineada con el contenido del propio evento.

Por otra parte, nos ocupamos del contrato de colaboración o patrocinio, del cumplimiento de la normativa y, de asegurarnos de que se corresponde con las contraprestaciones pactadas.

Como Secretaría Técnica asesoramos en lo relativo al programa, y el aprovechamiento del tiempo. Y nos encargaremos de la maquetación y filtrado de todos los recursos gráficos necesarios para el evento, incluyendo los logotipos en el programa y demás «papelería» del evento. 

Además nos ocupamos de cumplir con el protocolo si el evento cuenta con la presencia de personalidades o instituciones.